COAGEstudio. Aplicación para a tramitación de traballos profesionais.

COAGEstudio

COAGEstudio Web” é a aplicación informática que permite aos colexiados o visado ou rexistro dos seus traballos profesionais no COAG. A tramitación dixital consiste na sinatura dixital de arquivos, converténdoos así en arquivos de identidade e autenticidade inquebrantables. Mediante esta aplicación informática, pódense enviar a visar ou rexistrar traballos profesionais dixitalmente seguindo un procedemento ordenado [+ guía de tramitación], hanse cubrir uns datos obrigatorios e introducir a documentación gráfica e escrita en formato PDF.

A versión web de COAGEstudio pode ser utilizada desde calquera punto de internet a través dos últimos sistemas operativos e navegadores.

Para a tramitar a través de COAG Estudio web, teña en conta:

  • Para comezar a utilizar COAGEstudio Web é preciso darse de alta unha soa vez no seguinte enlace: Alta en COAGEstudio Web
  • Os arquivos débense subir xa asinados electronicamente por parte dos autores correspondentes. Neste sentido, lembramos que existen aplicacións gratuitas que permiten asinar individualmente, ou en lote, os arquivos pdf (@autofirma, XolidoSign,…).
  • Aqueles colexiados que na actualidade siguen utilizando COAGEstudio de escritorio, poden utilizar para a tramitación indistintamente a versión web ou a de escritorio, mentres esta última inda teña soporte.

Acceso á aplicación web: [ servicios.coag.es ]

Manuais, vídeos e FAQs

Manual de uso de COAGEstudio Web

Exemplos de tramitación en vídeo

Preguntas e respostas máis frecuentes (FAQs). Tramitacións específicas. 

Formular consultas ou comunicar incidencias

COAGEstudio. Aplicación de escritorio.

Recursos e referencias para os usuarios da versión de escritorio de COAGEstudio.
Nota importante: está previsto que esta versión deixe de ter soporte a partires de xuño de 2022

Manual de uso de COAGEstudio [versión web]
v 1.0 [mayo 2022]
Introducción 2
Guía de tramitación 2
Requisitos técnicos 2
Alta y acceso a la aplicación 2
Tramitación en colaboración y sociedades 3
Antes de presentar la documentación a trámite en el COAG, recomendaciones 3
Pantalla de inicio 5
Expediente 6
Trabajos profesionales 8
Estructura documental y archivos del trabajo 10
Carpetas 10
Incluir los archivos en las carpetas 10
Ficha del trabajo 12
Datos técnicos y precio 13
Incidencias de visado 15
Comunicaciones de visado 15
Otros agentes 16
Datos facturación 16
Estados de tramitación y acciones aplicables 17
Consultas, preguntas frecuentes, soporte y más información 18
Introducción
COAGEstudio es el portal de presentación de la documentación de trabajos profesionales a tramitación en el COAG, para su visado o registro.
Guía de tramitación
La guía de tramitación de trabajos profesionales del COAG establece los procedimientos y normas que han de seguirse a la hora de presentar a trámite la documentación (visado o registro). COAGEstudioWeb implementa dichos mecanismos y normas.
Requisitos técnicos
El acceso a COAGEstudioWeb se realiza a través de la dirección:
https://servicios.coag.es
La aplicación es compatible con los principales navegadores (Chrome, Mozilla Firefox, Edge,…) y sistemas operativos (Windows, Mac,…).
Los archivos pdf habrán de subirse previamente firmados por los técnicos correspondientes. Así, los técnicos habrán de disponer de un certificado electrónico cualificado válido (FNMT, DNIe, camerfirma, firmaprofesional) y de alguna aplicación para la firma electrónica de archivos pdf .
Dado que en general será necesario firmar varios archivos pdf, puede ser interesante el uso de aplicaciones gratuitas que permiten firmar archivos pdf en lote, como @autofirma o xolidosign.
Alta y acceso a la aplicación
Los arquitectos colegiados pueden darse de alta en la aplicación de tramitación de trabajos profesionales del COAG dirigiéndose al apartado correspondiente de la web:
https://portal.coag.es/area-tecnica/ [apartado: alta en el visado digital]
Una vez realizado el alta, para el acceso se utilizará el usuario y la contraseña de la web del COAG. Si no se dispone de usuario y contraseña de la web del COAG, pueden solicitarse en siguiente [+enlace]. Si se dispone de usuario y no se recuerda la contraseña, puede recuperarse a través del siguiente [+enlace].
Tramitación en colaboración y sociedades
Cuando varios técnicos participen en un trabajo profesional, bastará que uno de ellos registre como colaboradores a los demás. A partir de ese momento todos los colaboradores podrán gestionar la tramitación de los trabajos del expediente accediendo a COAGEstudioWeb.
COAGEstudioWeb asocia automáticamente a cada colegiado las sociedades de las que forma parte. Cuando una sociedad participe en un trabajo profesional, se registrará a la sociedad en el apartado de “colegiados participantes”, especificando qué miembros de la sociedad participan y cuáles son sus funciones.
Antes de presentar la documentación a trámite en el COAG, recomendaciones
Todas las disposiciones y requisitos de la tramitación de trabajos profesionales están recogidos en la Guía de Tramitación del COAG. Es importante conocer estas disposiciones y requisitos:
https://www.coag.es/guiatramitaciontraballos
En todo caso, antes de tramitar documentación de trabajos profesionales en el COAG se recomienda especialmente:
Tener identificados con claridad los datos característicos del expediente que definirán la comunicación del encargo:
Cuál es la tipología (Obras de edificación, Obras Ordinarias,…) y, en su caso, cuál es el tipo de tramitación municipal (ordinaria, legalización con o sin obras de remate).
Quiénes son en ese momento los colegiados participantes y qué funciones está previsto que desempeñen durante el desarrollo del expediente (autor, director de obra, director de ejecución, seguridad y salud en obra).
Quiénes son los promotores (nombre/razón social y NIF).
Definir el tipo de tramitación que se realizará para cada trabajo del expediente. Según la tipología y el tipo de trabajo, el visado o el registro pueden ser obligatorios. En otro caso, podrá optarse voluntariamente por el visado o por el registro.
Anticipar el importe de la tramitación. El importe de tramitación se obtiene de multiplicar la complejidad de tramitación por el precio vigente de la unidad de complejidad. La mayoría de los trabajos son de complejidad fija. En el caso de trabajos con complejidad variable, se puede calcular previamente el importe de tramitación utilizando la calculadora de la herramienta web de la guía de tramitación. Cuando se tramite la modificación de un trabajo previo ya visado a instancias de la administración, la tramitación será gratuita, siempre y cuando se aporte en formato pdf la comunicación formal de administración que motiva la modificación.
Generar la documentación que se presentará en formato pdf en correspondencia con la estructura documental del trabajo. Los archivos pdf (memoria, planos, presupuesto,…) estarán divididos acorde a la estructura documental del trabajo profesional a presentar, por lo que es importante conocer la estructura documental de antemano, para tener los archivos pdf en correspondencia. Puede consultarse la estructura documental de cada trabajo en la página web de la guía de tramitación o en el botón “catálogo” de COAGEstudio. El nombre de los pdf no puede superar los 40 caracteres, será descriptivo de su contenido, y su tamaño no excederá de 10MB (excepto para algunos documentos técnicos complementarios). El sello de visado/registro se insertará sobre el contenido del archivo ocupando un máximo de 2 cm de largo y 29,7 cm de alto en el margen inferior derecho de cada página.
Disponer de un certificado digital válido (no revocado, no caducado). Los técnicos firmarán electrónicamente la documentación que les corresponda, por lo que habrán de disponer de un certificado digital válido (no caducado ni revocado) de una entidad certificadora cualificada (DNIe, FNMT, camerfirma, firmaprofesional).
Considerar que algunos concellos de Galicia disponen del servicio de interoperabilidad con el COAG. Así, en estos ayuntamientos basta consignar el código de expediente/trabajos del COAG en la tramitación de la licencia o de otras autorizaciones administrativas y, siempre y cuando los técnicos redactores lo hayan autorizado previamente, el ayuntamiento accederá a la documentación técnica correspondiente para incorporarla de forma automática a la tramitación municipal. Los arquitectos que suscriben el trabajo profesional pueden activar esta autorización desde COAGEstudioWeb, antes o después de tramitar la documentación en el COAG.
Cuando se produce el registro, retención, o visado de la documentación, se envían al correo electrónico de los solicitantes las comunicaciones correspondientes. El correo de destino es el que el colegiado tiene configurado, en cada momento, en su zona de datos personales.
Pantalla de inicio
La pantalla inicial de COAGEstudioWeb presenta seis elementos principales:
Nuevo expediente. Abrir un nuevo expediente para su tramitación en el COAG.
Búsqueda de expedientes. Permite localizar expedientes o trabajos profesionales tramitados en formato digital en el COAG.
Menú de acciones sobre expedientes existentes. Son accesos directos que permiten:
Modificar los datos que constituyen los datos de un expediente (título, ubicación,…), así como la comunicación de encargo vinculada a éste (tipología, arquitectos y funciones, promotores).
Tramitar nuevo trabajo en un expediente.
Solicitar Libro de Órdenes y Asistencias.
Adaptar el expediente a la guía de tramitación (abiertos antes octubre de 2016 y no adaptados todavía).
Presentar ceses/cerrar el expediente.
Algunas de acciones se pueden lanzar así mismo desde la propia ficha del expediente.
Tramitaciones en curso. Lista los trabajos que se encuentran en tramitación en el COAG, junto con las siguientes acciones que pueden realizarse sobre estos (presentar, solicitar urgencia, autorretener, corregir retención, descargar visado,…).
Catálogo de trabajos. Permite consultar, con carácter general, cuáles son las tipologías de expediente en COAGEstudioWeb, así como los trabajos profesionales que se pueden tramitar dentro de cada una de ellas y su estructura documental.
Selector de idioma de la aplicación y preferencias del usuario (idioma, envío a la administración por defecto,…). Cierre de sesión.
Expediente
Para generar un nuevo expediente se utilizará el asistente que se lanza en el botón “nuevo expediente” de la parte superior de la pantalla de inicio.
Se generará un nuevo expediente en COAGEstudio también cuando se continúe la tramitación de un expediente abierto por otro técnico. Asimismo, se abrirá un expediente nuevo en el caso de que se continúe la tramitación de un expediente anterior del propio técnico(s) tramitado en papel. En estos dos supuestos se consignará el código colegial del expediente antecedente.
Un expediente tiene asociados los siguientes datos:
Título: descripción del expediente; no contendrá referencias a fases como proyecto básico, dirección de obra, etc.
Código de estudio: código interno del estudio, editable en cualquier momento.
Antecedente. A cubrir en caso de que exista relación con otro expediente colegial.
Código colegial: código de expediente en el COAG, se actualiza automáticamente una vez alguno de los trabajos del expediente se ha presentado a tramitación.
Fecha de entrada o apertura: automática una vez se presenta.
Ubicación o emplazamiento: La ubicación se proporcionará como referencia catastral o coordenadas (lat, lon). COAGEstudio la validará automáticamente utilizando los servicios online del catastro. Se puede establecer más de una ubicación. De forma complementaria a la ubicación proporcionada por el catastro, se puede definir un “alias” identificativo de la ubicación.
Observaciones: notas u observaciones del estudio (propias, no se envían a tramitación).
Definición del encargo, que comprende:
Tipología: edificación, obras ordinarias, demolición, urbanización,… y, en su caso, tipo de tramitación municipal (ordinaria, legalización, legalización con obras,…). Se recuerda que la tipología del expediente condiciona qué trabajos profesionales se podrán tramitar en él y los propios condicionantes de tramitación, por lo que es importante hacer una adecuada clasificación tipológica del expediente.
Promotores. NIF y nombre/denominación social, los datos de contacto son opcionales.
Arquitectos participantes y funciones en el expediente (autor, director de obra, director de ejecución, coordinador de seguridad y salud en obra). Las sociedades se incluyen como un arquitecto participante más, consignando qué arquitectos de éstas participan y cuáles son sus funciones.
Trabajos profesionales: Lista de todos los trabajos profesionales tramitados en el expediente, con indicación del tipo de tramitación (visado/registro).
Cuando se genera un nuevo expediente, o se adapta uno antiguo, al finalizar el asistente se crea automáticamente un trabajo denominado “comunicación de encargo” que contiene los tres datos clave del expediente y que conforman dicha comunicación de encargo:
Tipología del expediente
Agentes: arquitectos participantes y sus funciones.
Promotores.
Cualquier modificación en alguno de estos tres datos clave supone un cambio en la comunicación de encargo, que deberá ser presentada en el COAG por parte del estudio. Esto podrá hacerse desde la opción “modificar encargo” de la ficha del expediente, o desde el acceso directo “modificar datos expediente” de la pantalla de inicio. Al cambiar el encargo, se generará un nuevo trabajo a tramitar dentro del expediente del tipo “comunicación de encargo”.
Trabajos profesionales
Dentro de un expediente se pueden tramitar uno o varios trabajos. Los tipos de trabajos que se pueden tramitar en un expediente vienen dados, como se mencionó, por la tipología del mismo. El botón para dar de alta un nuevo trabajo está presente, tanto en la pantalla del expediente, como en la pantalla de los trabajos.
Cuando se quiera modificar la documentación de un trabajo previamente visado o registrado, se presentará un nuevo trabajo del mismo tipo en el expediente, indicando que se trata de una modificación y cuál es el tipo de modificación (sustancial o básica).
En general, los elementos que conforman un trabajo en COAGEstudio son:
Estructura documental del trabajo profesional. El contenido del trabajo profesional se aporta en una estructura documental de archivos pdf, que varía en función del tipo de trabajo que se está tramitando. La estructura documental se articula en carpetas/subcarpetas, que se encuentran señaladas como contenido obligatorio (en negrita) u opcional, en las que se ubicarán los archivos pdf correspondientes. Es conveniente conocer la estructura documental del trabajo que se vaya a tramitar, a fin de que los archivos pdf que se generen en el estudio guarden correspondencia con ésta. Los archivos pdf que se incorporen a la estructura documental estarán firmados electrónicamente, cuando corresponda, por el técnico/s correspondientes con un certificado electrónico válido (FNMT, DNIe, camerfirma, firmaprofesional).
Lista de archivos del trabajo. Muestra una lista con los archivos incluidos en el trabajo, la carpeta en la que están incluidos, sus propiedades y si se cumplen los requisitos de firma electrónica.
Ficha del trabajo. Campos de tipo de tramitación, tipo de modificación, fechas de entrada y visado, estado del trabajo. Activación de la autorización para la descarga por parte de la administración una vez se tramite el trabajo (sólo disponible en concellos con el servicio activo).
Datos técnicos y precio. Datos técnicos del trabajo profesional necesarios para el cálculo de la complejidad/precio de tramitación, así como datos estadísticos básicos (pem, número de viviendas).
Incidencias y comunicaciones de visado. El apartado de incidencias permite la consulta de las incidencias/observaciones comunicadas por el servicio de visado. A través de la sección de “comunicaciones de visado” los arquitectos que tramitan el trabajo pueden hacer llegar notas u observaciones al servicio de visado.
Otros agentes. Registro de otros agentes participantes en el trabajo. Sólo será obligatorio el registro de otros agentes en la tramitación del certificado final de obras de edificación, cuando el director de ejecución no sea alguno de los arquitectos participantes.
Datos de facturación. Permite establecer el porcentaje del servicio de visado que se facturará a cada uno de los arquitectos participantes en el trabajo, consultar las cantidades devengadas una vez tramitada la documentación, así como descargar la factura correspondiente una vez se ha facturado el trabajo profesional.
Almacén temporal de archivos del expediente. Facilita la subida y asignación de los archivos pdf a la estructura documental.
Acciones aplicables sobre el trabajo profesional. En función del estado de tramitación, se presenta una botonera que permite:
Generar un nuevo trabajo.
Eliminar un trabajo existente.
Presentar un trabajo a tramitación.
Autorretener un trabajo presentado para hacer modificaciones.
Solicitar urgencia.
Descargar el contenido visado/registrado en distintos formatos.
En los siguientes apartados se describe el funcionamiento de estas secciones.
Estructura documental y archivos del trabajo
Carpetas
La estructura documental consta de una serie de carpetas y subcarpetas, que son específicas para cada tipo de trabajo profesional, y que se muestran en un árbol navegable en la parte izquierda de la pantalla.
Haciendo clic en una carpeta se pueden consultar las aclaraciones sobre su contenido y las firmas electrónicas que serán requeridas para los archivos pdf que se incluyan en ella.
La carpeta “buzón coag”, presente en todos los trabajos, puede ser utilizada para remitir determinada documentación al servicio de visado, particularmente el requerimiento de la administración en el caso de trabajos modificados a instancias de ésta, o la solicitud del visado del CFO de edificación cuando se tramite este trabajo. Será en esta carpeta donde se genere automáticamente el certificado de visado o registro, una vez tramitada la documentación.
Incluir los archivos en las carpetas
Los archivos pdf de cada carpeta se pueden añadir haciendo clic sobre ésta, en el botón “añadir archivos”. Se pueden seleccionar varios archivos en lote para agregarlos a la carpeta, dentro de la cual los pdf quedarán ordenados alfabéticamente. Asimismo, desde los botones correspondientes se pueden eliminar o descargar uno o varios archivos asignados a la carpeta.
Especialmente en el caso de proyectos, puede ser más interesante subir todos los archivos pdf en lote para, posteriormente, asignarlos a las carpetas correspondientes. Para ello se utilizaría el “Almacén temporal de archivos del expediente”. Una vez los archivos se encuentran en este almacén, pueden ser directamente “arrastrados” a sus carpetas en la estructura documental.
La función de “asignación automática” hace que COAGEstudioWeb asocie automáticamente los archivos del almacén temporal a sus carpetas, basándose en el nombre y en los prefijos de los archivos pdf. Los criterios que se utilizan para esta asignación y la tabla de claves pueden ser consultados en la propia sección de almacén temporal de archivos del expediente. En cualquier caso, es importante revisar la asignación realizada y, de ser el caso, se puede reajustar la asociación arrastrando los archivos entre carpetas.
Las propiedades de cada archivo son visibles a través del desplegable situado a la derecha del mismo.
COAGEstudio señalará el check del archivo en rojo cuando las firmas electrónicas del archivo no se correspondan con las requeridas por la carpeta en la que se ubica el archivo. En esta situación, asegúrese de que los firmantes del archivo pdf subido son acordes con las funciones asignadas en la comunicación de encargo del expediente a cada arquitecto que suscribe la documentación. Si la función es desempeñada por otro profesional (caso del CFO de edificación), éste debe estar adecuadamente registrado en el apartado de “otros técnicos” en la ficha del trabajo.
COAGEstudioWeb puede rechazar la asignación de una archivo a una carpeta por alguno de los siguientes motivos:
El nombre del archivo supera los 40 caracteres. Bastará renombrarlo.
Se supera el tamaño máximo de archivo admitido, que en general es de 10MB por archivo, excepto para algunos documentos técnicos complementarios.
La firma electrónica se ha hecho con un certificado electrónico caducado, revocado, o no emitido por una entidad cualificada admitida (DNIe, FNMT, camerfirma, firmaprofesional).
El archivo presenta modificaciones con posterioridad a su firma electrónica (no integridad).
En la sección de preguntas y respuestas más frecuentes puede encontrar pautas a seguir en estos casos.
Ficha del trabajo
En la ficha del trabajo queda reflejada la tipología del expediente y el tipo de tramitación elegida (visado o registro), así como el estado y las fechas de entrada y tramitación.
Se puede editar el tipo de modificación (trabajo nuevo o modificación sustancial/básica) del trabajo a presentar.
La casilla de notificación administrativa deberá activarse en caso de que se tramite la modificación de un trabajo previamente visado/registrado, y dicha modificación se haga a instancias de la administración. En este caso, la tramitación en el COAG será gratuita, siempre que además se adjunte la notificación de la administración en formato pdf dentro de la carpeta “buzón coag” de la estructura documental.
La autorización para descarga por parte de la administración se activa en aquellos expedientes ubicados en concellos que disponen del servicio de interoperabilidad con el COAG. Esta autorización puede hacerse antes o después del visado/registro. También puede activarse esta opción por defecto en todos los trabajos a tramitar desde la pantalla de preferencias del usuario (icono parte superior derecha, pulsando encima del nombre de usuario). Una vez la administración descargue la documentación autorizada, se notificará por correo electrónico a los colegiados participantes y quedará asimismo reflejado en la ficha del trabajo.
Datos técnicos y precio
En este apartado se consignarán, cuando sea necesario, los datos para el cálculo de la complejidad/precio del trabajo a presentar, así como los datos estadísticos básicos (pem y número de viviendas).
Para las obras de edificación u ordinarias de complejidad variable, se seleccionarán primeramente los distintos usos existentes en el proyecto (DB SUA). A continuación, por cada planta, se detallarán el nivel, el tipo y los metros cuadrados y el alcance correspondientes. Para añadir plantas, se utilizará el botón “+”. En caso de repetición de plantas, puede consignarse el número de veces que ésta se repite en el proyecto.
Una vez introducidos o actualizados los datos, pulsaremos “calcular”. COAGEstudio mostrará la complejidad y el precio de tramitación.
Por último, se cubrirán los datos estadísticos básicos (número de viviendas y pem). La superficie se calcula automáticamente, no siendo necesario introducirla. Para que queden registrados los datos introducidos o actualizados es necesario guardar.
Incidencias de visado
En este apartado se pueden consultar las incidencias u observaciones comunicadas por el servicio de visado. Para cada incidencia/observación se muestran la fecha de alta y de baja o resolución.
Comunicaciones de visado
A través de la sección de “comunicaciones de visado” los arquitectos que tramitan el trabajo pueden hacer llegar notas u observaciones al servicio de visado.
Es obligatorio cumplimentar este apartado en caso de que se modifique documentación previamente visada o se corrija documentación retenida, a fin de describir las modificaciones introducidas.
Otros agentes
Se pueden vincular otros agentes al trabajo a nivel informativo o de registro. Sólo será obligatorio el registro de otros agentes en la tramitación de algunos trabajos de dirección de obra o de coordinación de seguridad y salud en obra, cuando las funciones de dirección de ejecución (DE) o de coordinación de SS (SSO) no sean desempeñadas por alguno de los arquitectos participantes, y la documentación requiera la firma del DE o del SSO.
Si el agente ya existe en COAGEstudio, no será necesario darlo de alta, bastando asociarlo al trabajo. Cuando se registre a técnicos no arquitectos que firman documentación en el trabajo, es importante asegurarse de que:
El DNI del técnico es correcto, pues es el que se utilizará para verificar la firma de los archivos pdf correspondientes a su función.
La dirección de email del técnico es correcta, dado que será a donde se le envíen las distintas notificaciones desde el COAG (retención, enlace de pago online,…).
Datos facturación
A través de esta pantalla se especifica en qué porcentaje se facturará el servicio a los arquitectos/sociedades participantes en el trabajo a tramitar. También es posible consignar una reseña a la hora de emitir la factura, en referencia a una empresa para la que se trabaja como asalariado.
Desde esta sección también se puede descargar la factura en la que el servicio de tramitación se encuentra incluido.
Estados de tramitación y acciones aplicables
Desde la generación de un nuevo trabajo en un expediente, hasta su tramitación definitiva, el trabajo pasa por los siguientes estados.
Borrador. Estado inicial al generar un nuevo trabajo. Se pueden editar todos los datos y eliminar el trabajo. El trabajo se presentará a tramitación a través del botón “presentar”. Si es la primera tramitación del expediente, al presentar el trabajo se asignará el código de expediente COAG. Cada vez que un nuevo trabajo se registra en el COAG, se enviará la notificación correspondiente al correo electrónico de los participantes.
Presentado. El trabajo se encuentra en tramitación en el COAG. En el caso de que se quieran introducir modificaciones, puede utilizarse el botón de “autorretener”, que dejará de nuevo el trabajo disponible para ser modificado siempre que en ese momento no esté siendo objeto de supervisión por parte del servicio de visado, en cuyo caso COAGEstudio impedirá la autorretención. De la misma forma, en caso de solicitar urgencia en la tramitación se utilizará el botón correspondiente, cumplimentando la justificación de la solicitud.
Retenido. Cuando el servicio de visado haya indicado incidencias u observaciones para la tramitación del trabajo. Los técnicos participantes recibirán una notificación por correo electrónico. El trabajo quedará abierto para su edición por parte de los arquitectos solicitantes, a fin de que puedan introducir las modificaciones correspondientes (actualizando los datos y/o cambiando los archivos de la estructura documental afectados por la corrección) y volver a presentar el trabajo.
Tramitado. Cuando el trabajo haya sido visado o registrado, se notificará por correo electrónico a los técnicos participantes. En el caso de que los técnicos participantes no tengan domiciliado el pago del servicio, habrán de utilizar el enlace de pago online que se incluye en la notificación. También se puede acceder a este enlace desde la sección de “datos facturación” del trabajo.
El enlace de pago online puede ser utilizado por cualquier técnico, tenga o no el pago domiciliado, o por un tercero, para el pago/facturación del servicio.
Una vez todos los técnicos participantes, o bien tienen domiciliado el pago, o bien han satisfecho la cantidad correspondiente a través del enlace de pago online, la documentación estará preparada para su retirada, lo cual se notificará así mismo por correo electrónico.
Con periodicidad mensual se procede automáticamente a la facturación del servicio de visado para aquellas tramitaciones que no hayan sido ya facturadas durante ese mes. Los cargos en cuenta correspondientes se realizan aproximadamente 30 días más tarde. Tal y como se ha expuesto anteriormente, se pueden descargar las facturas desde la sección “datos facturación”.
Pendiente de retirada. La documentación ya contiene el sello de visado/registro y puede ser descargada. La descarga puede realizarse en diversos formatos (archivos individuales, por carpetas, pdf compendiado,…).
Retirado. Una vez se ha realizado la descarga de la documentación tramitada, COAGEstudio activará este estado. Tal y como se ha expuesto anteriormente, en caso de que el expediente se ubique en un concello con servicio de interoperabilidad con el COAG, podrá autorizarse la descarga por la administración si ésta no se ha activado previamente.
Consultas, preguntas frecuentes, soporte y más información
Para cualquier consulta referente a la tramitación, o para obtener soporte en el funcionamiento de la aplicación, le recomendamos utilizar la plataforma de consultas online del COAG.
Puede encontrar las preguntas y respuestas más frecuentes sobre tramitación de trabajos profesionales en el COAG a través de COAGEstudio en el siguiente [+ enlace].
Asimismo, en la página web del COAG se encuentran a su disposición otros materiales descriptivos del funcionamiento de COAGEstudio, como vídeos y esquemas.
COAGEstudio [versión web]. Preguntas y respuestas más frecuentes sobre tramitación de visado y registro de trabajos profesionales
Expedientes nuevos y cambios en la tipología 3
_ Voy a continuar la tramitación de un expediente que en su momento fue tramitado en papel, ¿debo generar un expediente nuevo en COAGEstudio? 3
_ Voy a dirigir una obra cuyo proyecto fue redactado por otro compañero, ¿qué pasos debo seguir? 3
_ Cambios comunicación encargo. He abierto un expediente nuevo y presentado trabajos a tramitación. Desde el servicio de visado me indican que la tipología del expediente es incorrecta. Necesito cambiar la tipología del expediente y tramitar los trabajos correspondientes, ¿cómo procedo? 3
Archivos pdf: firmas y tamaños 3
_ Firmar archivos. He añadido los archivos pdf a la estructura y quiero firmarlos, ¿cuál es el menú/botón para la firma) 3
_ Incidencia en la firma del geotécnico u otra documentación complementaria. Intento añadir un estudio geotécnico a la estructura documental y presenta incidencias con la firma electrónica. 4
_ Tamaño archivos. Debo añadir un documento técnico complementario (proyecto de instalaciones, geotécnico, etc.) que supera el tamaño máximo permitido, ¿qué puedo hacer? 5
_ Certificado revocado. Al presentar un trabajo, COAGEstudio indica que un certificado utilizado para firmar la documentación se encuentra caducado. 5
Tramitación de trabajos y modificaciones de los ya tramitados 5
_ Modificar doc. visada/registrada. Ya tengo el trabajo profesional visado. La documentación visada forma parte de la tramitación de la licencia, que se encuentra en curso. Los servicios municipales solicitan modificaciones en la documentación técnica para la otorgación de la licencia, ¿cómo tramito esta modificación? 5
_ He presentado un trabajo profesional y éste se encuentra ya en tramitación en el COAG, pendiente de visado o registro, pero me he dado cuenta de que contiene errores, o me gustaría introducir alguna modificación, ¿qué pasos debo seguir? 6
Visado de trabajos específicos y otras tramitaciones 6
_ Solicitar el Libro de Órdenes y Asistencias ¿Cómo se solicita el Libro de Órdenes y Asistencias (LOA)? ¿Qué formatos se encuentran disponibles para la llevanza del LOA en obra? 6
_ Solicitar el Libro de Incidencias ¿Cómo se solicita el Libro de Incidencias (LI)? 7
_ Visar el CFO. En el caso del certificado final de obras de edificación, al participar un arquitecto técnico, ¿cómo se tramita la documentación en COAGEstudio? 7
_ Depositar el Libro de Órdenes. Para tramitar el certificado final de obras de edificación debo depositar previamente en el COAG el Libro de Órdenes y Asistencias (LOA), ¿cómo se presenta? 8
_ Ceses y renuncias ¿Cómo presento la comunicación de cese o renuncia en un expediente? 9
_ Visado fuera de Galicia. ¿Cómo solicito el visado de trabajos de un expediente en COAGEstudio si la obra se encuentra ubicada fuera de Galicia? 9
_ No colegiados en Galicia. ¿Cómo accedo a la aplicación de presentación a visado/registro de trabajos profesionales COAGEstudio? 9
Expedientes nuevos y cambios en la tipología
_ Voy a continuar la tramitación de un expediente que en su momento fue tramitado en papel, ¿debo generar un expediente nuevo en COAGEstudio?
Sí. Se abrirá un expediente nuevo y se tramitarán en éste los trabajos correspondientes, consignando en la casilla de antecedente el código de expediente que se tramitó en papel.
_ Voy a dirigir una obra cuyo proyecto fue redactado por otro compañero, ¿qué pasos debo seguir?
Se abrirá un expediente nuevo y se tramitarán en éste los trabajos correspondientes. En caso de que el proyecto hubiese sido visado/registrado en el COAG, se consignará su código de expediente en la casilla de antecedente.
_ Cambios comunicación encargo. He abierto un expediente nuevo y presentado trabajos a tramitación. Desde el servicio de visado me indican que la tipología del expediente es incorrecta. Necesito cambiar la tipología del expediente y tramitar los trabajos correspondientes, ¿cómo procedo?
La tipología del expediente es un dato clave, pues condiciona qué tipo de trabajos se pueden tramitar y los requisitos documentales de éstos. En el caso de que se hayan iniciado la tramitación de un expediente con la tipología incorrecta, los pasos a seguir son:
Desde la pantalla del expediente, utilice la opción “modificar encargo”, estableciendo la nueva tipología de expediente. Los archivos pdf de los trabajos existentes pasarán al almacén de archivos temporales del expediente, a fin de que puedan ser reasignados.
Genere el nuevo trabajo(s) en correspondencia con la nueva tipología e incorpore a la estructura documental los archivos del almacén temporal.
Una vez cumplimentada la información de los nuevos trabajos del expediente, se presentarán éstos a tramitación. Conforme a la guía de tramitación, los trabajos anteriores se anularán automáticamente transcurridos tres meses.
Archivos pdf: firmas y tamaños
_ Firmar archivos. He añadido los archivos pdf a la estructura y quiero firmarlos, ¿cuál es el menú/botón para la firma)
La documentación en pdf no se firma una vez subida a COAGEstudio, ha de subirse previamente firmada, para lo que puede utilizarse cualquiera de las aplicaciones gratuitas de firma electrónica, particularmente aquellas que permiten firmar archivos pdf en lote, como @autofirma o xolidosign. En la web del COAG pueden encontrarse enlaces a algunas de estas herramientas y vídeos de ejemplo de su uso.
COAGEstudio sí verificará las firmas electrónicas y su correspondencia con las funciones de los técnicos participantes.
_ Incidencia en la firma del geotécnico u otra documentación complementaria. Intento añadir un estudio geotécnico a la estructura documental y presenta incidencias con la firma electrónica.
En el caso de documentos técnicos complementarios no suscritos por los arquitectos participantes, como el estudio geotécnico, COAGEstudio verifica que el archivo pdf contenga al menos una firma electrónica y que ésta sea válida (certificado emitido por entidad cualificada, no revocado, no caducado, pdf no modificado después de su firma). Será el servicio de visado el que verifique posteriormente la identidad y habilitación del autor del documento.
Al tratarse, en general, de documentos elaborados con anterioridad y cuyos autores son otros agentes, puede suceder, principalmente:
COAGEstudio indica que el archivo no cumple las condiciones de integridad. En este caso, la aplicación está detectando que hubo modificaciones en el archivo pdf con posterioridad a la firma. Aunque en general esto implica requerir de nuevo el archivo firmado a su autor, cuando estas modificaciones no son visibles en adobe, podría obtenerse la versión firmada e incorporar ésta a la estructura documental.
COAGEstudio indica que el certificado con el que se ha firmado se encuentra caducado. Por una parte, esto invalida la verificación de la firma (salvo que se haya firmado con sellado de tiempo). Por otra parte, en general no resulta posible hacer una consulta histórica al registro de habilitación de los colegios profesionales. En este supuesto, si el documento no ha sido visado en el colegio profesional del autor, la solución es requerir al autor/es el archivo firmado con un certificado no caducado, siempre que resulte posible.
Si a partir de lo expuesto no fuese posible la incorporación del geotécnico, puede ponerse en contacto con el COAG a través de una consulta online para procurar solución al caso concreto.
_ Tamaño archivos. Debo añadir un documento técnico complementario (proyecto de instalaciones, geotécnico, etc.) que supera el tamaño máximo permitido, ¿qué puedo hacer?
En general, las carpetas de los documentos técnicos complementarios admiten archivos con un tamaño superior a 10MB. No obstante, si el tamaño fuese superior al permitido y no existiese posibilidad de reducirlo, puede seguir el siguiente procedimiento:
Introduzca un archivo pdf firmado al menos por uno de los arquitectos participantes, en lugar del original pero con el mismo nombre que éste, e indique en “Buzón-coag” o en “Comunicaciones de visado” que el archivo original se adjunta por otro canal debido a su tamaño.
Envíe a informatica@colexiodearquitectos.org el archivo original firmado por su autor/es, bien adjuntándolo, bien a través de un enlace de descarga, para que sea incorporado a la estructura documental.
_ Certificado revocado. Al presentar un trabajo, COAGEstudio indica que un certificado utilizado para firmar la documentación se encuentra caducado.
Los certificados electrónicos utilizados para la firma de la documentación por parte de los participantes deben estar no revocados en el momento de la presentación a tramitación en el COAG.
La revocación de un certificado electrónico por parte de la entidad certificadora (FNMT, DNIe,…) suele activarse a instancias de su propietario (pérdida, suplantación, sustitución por otro certificado,…); o puede suceder, en determinadas circunstancias, que las autoridades certificadoras revoquen los certificados “de oficio”, especialmente en el caso de que se encuentren potenciales brechas de seguridad.
Localice el archivo/s de la estructura documental afectados, elimínelos, e incorpore los mismos archivos firmados con certificados electrónicos que no se encuentren revocados.
Tramitación de trabajos y modificaciones de los ya tramitados
_ Modificar doc. visada/registrada. Ya tengo el trabajo profesional visado. La documentación visada forma parte de la tramitación de la licencia, que se encuentra en curso. Los servicios municipales solicitan modificaciones en la documentación técnica para la otorgación de la licencia, ¿cómo tramito esta modificación?
Para hacer modificaciones en el contenido de un trabajo ya visado o registrado, y con independencia de cuál sea el motivo de la modificación (iniciativa de los técnicos o del promotor, requerimientos de la administración, subsanación de errores, etc.) se generará un nuevo trabajo en el expediente del mismo tipo, pero indicando que se trata de una modificación (precisando si es sustancial o básica).
Le recordamos que en el caso de que se haga a requerimiento de la administración, la tramitación de la modificación será gratuita siempre que se señale como tal y se adjunte el requerimiento escrito de la administración en la carpeta “buzón coag” de la estructura documental.
_ He presentado un trabajo profesional y éste se encuentra ya en tramitación en el COAG, pendiente de visado o registro, pero me he dado cuenta de que contiene errores, o me gustaría introducir alguna modificación, ¿qué pasos debo seguir?
Puede utilizar la función de “autorretención”, en el botón correspondiente de la pantalla del documento. Si en ese momento el trabajo no está siendo supervisado por el servicio de visado, éste quedará editable, con lo que bastará corregir los errores y volverlo a presentar. En caso contrario, COAGEstudio no permitirá la autorretención, debiendo aguardar a la finalización de la supervisión en curso.
Visado de trabajos específicos y otras tramitaciones
_ Solicitar el Libro de Órdenes y Asistencias ¿Cómo se solicita el Libro de Órdenes y Asistencias (LOA)? ¿Qué formatos se encuentran disponibles para la llevanza del LOA en obra?
La solicitud del LOA está disponible para expedientes de obras de edificación. En la pantalla de inicio de COAGEstudio, seleccione la opción “solicitar LOA” y localice el expediente de edificación correspondiente. La aplicación le pedirá completar los datos de otros agentes y podrá indicar la fecha de inicio de obra.
Se ofrecen dos posibilidades o formatos para la generación del LOA:
En formato web. Permite la llevanza del libro en un formato totalmente electrónico web, a través de la app del CSCAE. Puede obtenerse más información, manuales, vídeos, etc. sobre su funcionamiento en el siguiente [+enlace].
En formato pdf descargable. Se genera un archivo pdf firmado electrónicamente por el COAG.
Este pdf podrá imprimirse para su llevanza en formato físico en la obra.
Aunque, debido a los requisitos reglamentariamente establecidos para el LOA, el formato archivo único pdf no es el más “natural” y puede presentar ciertas dificultades, sí es posible editar en el pdf las órdenes y que los agentes las firmen en correspondencia. En cualquier caso, la edición y las firmas deben hacerse siempre sobre el pdf original descargado, de manera que la firma del COAG no se pierda.
En cualquier caso, la llevanza del LOA debe hacerse de forma homogénea, no siendo posible combinar la llevanza de una parte en formato físico con la llevanza en formato electrónico de otra. Tampoco se pueden combinar firmas en diferentes formatos.
Puede encontrar en este mismo documento cómo se depositaría el LOA en el COAG una vez finalizada la obra, en función de cuál haya sido la llevanza de éste.
_ Solicitar el Libro de Incidencias ¿Cómo se solicita el Libro de Incidencias (LI)?
Los pasos para solicitar el LI son:
Dentro del expediente, genere un nuevo trabajo del tipo “Solicitud del Libro de Incidencias”, trámite de registro.
Descargue en pdf y cumplimente el formulario de solicitud desde la web del COAG: área técnica -> formularios (CFO y libros).
Los arquitectos participantes que tengan registrada en el expediente la función de seguridad y salud en obra (SSO) deben firmar electrónicamente el formulario una vez cubierto.
Adjunte el formulario firmado en la carpeta “Solicitude Libro de Incidencias”.
Presente el trabajo a trámite.
Una vez tramitada la solicitud en el COAG, recibirá en pdf el Libro de Incidencias para su llevanza en obra.
_ Visar el CFO. En el caso del certificado final de obras de edificación, al participar un arquitecto técnico, ¿cómo se tramita la documentación en COAGEstudio?
El CFO se tramita como un trabajo más, salvo que:
Se habrá de cumplimentar el apartado de “otros técnicos” del trabajo, asegurándose de introducir correctamente el DNI, el email del arquitecto técnico y su función (DE). Al incorporar la documentación del CFO a la estructura documental, COAGEstudio verificará que las firmas de los archivos pdf son las que corresponden a los directores de obra y de ejecución.
Además de la propia documentación del CFO (certificado, anexos), se habrá de incluir en la carpeta “buzón coag” la solicitud de visado del cfo firmada electrónicamente por ambos técnicos.
Desde el punto de vista de la facturación, en el caso del certificado final de obras de edificación los solicitantes del servicio serán ambos técnicos, por lo que ambos deberán abonar el precio del servicio antes de poder descargar la documentación visada (salvo los arquitectos que lo tengan domiciliado).
_ Depositar el Libro de Órdenes. Para tramitar el certificado final de obras de edificación debo depositar previamente en el COAG el Libro de Órdenes y Asistencias (LOA), ¿cómo se presenta?
Dependerá del formato en el que se haya llevado el LOA en obra. Actualmente existen tres posibilidades:
Que el LOA haya sido llevado de forma íntegramente electrónica a través de la app del CSCAE. En este caso, bastará presentar el pdf del LOA descargado de la app y presentarlo en un trabajo en el expediente de “documentación del seguimiento de las obras de edificación”.
Que el LOA haya sido llevado de forma íntegramente electrónica sobre el pdf descargado del COAG. Es decir, que no se haya eliminado la firma electrónica que contenía el pdf descargado y, sobre éste, hayan firmado los agentes correspondientes. Al igual que en el caso anterior, bastará presentar el pdf del LOA descargado de la app y presentarlo en un trabajo en el expediente de “documentación del seguimiento de las obras de edificación”.
Que el LOA haya sido llevado en formato papel, a través de la impresión del pdf descargado del COAG, o en formato “libro”. En este supuesto, es necesario realizar previamente la copia autenticada del LOA, aportando el original en cualquiera de los centros del COAG acompañado del formulario de la solicitud debidamente cumplimentado. En el formulario se podrá solicitar que, una vez realizada la copia auténtica:
Se genere de forma automática un trabajo en COAGEstudio de “documentación del seguimiento de las obras de edificación” y ya quede presentado para su depósito.
Se genere de forma automática un trabajo en COAGEstudio de “documentación del seguimiento de las obras de edificación” y éste quede abierto (retenido), para que los arquitectos solicitantes puedan introducir otra documentación para su registro (apertura del centro, licencia o libro de incidencias) antes de presentarlo a tramitación.
Se envíe la copia auténtica del LOA a los arquitectos participantes por correo electrónico, sin generar ningún trabajo en el expediente. En este caso, bastará presentar el pdf de la copia auténtica del LOA recibido y presentarlo en un trabajo en el expediente de “documentación del seguimiento de las obras de edificación”.
_ Ceses y renuncias ¿Cómo presento la comunicación de cese o renuncia en un expediente?
La comunicación de cese o renuncia se lleva a cabo, bien desde COAGEstudio (pantalla de inicio->cesar/cerrar expediente), o directamente desde el panel de servicios de la web del COAG.
Es posible realizar la comunicación de varios expedientes al mismo tiempo. En cada uno de ellos se podrá hacer llegar la certificación de obra ejecutada y activar la opción de que se avise a los agentes implicados (promotor, concello). La presentación y el registro de la comunicación se notificarán por correo electrónico al solicitante.
Cuando el titular del expediente sea una sociedad, habrá de accederse a la web con el usuario/contraseña de ésta para la comunicación del cese. La tramitación de la comunicación de cese es gratuita.
_ Visado fuera de Galicia. ¿Cómo solicito el visado de trabajos de un expediente en COAGEstudio si la obra se encuentra ubicada fuera de Galicia?
De la misma forma que si el expediente estuviese ubicado en Galicia. En este caso, cambiará la tramitación interna, que se realizará a través del protocolo de visado interterritorial. Una vez presentada en COAGEstudio la documentación, desde el COAG nos pondremos en contacto con los solicitantes para informarles sobre los siguientes pasos en la tramitación.
_ No colegiados en Galicia. ¿Cómo accedo a la aplicación de presentación a visado/registro de trabajos profesionales COAGEstudio?
Si es la primera vez que tramita en el COAG, el primer paso es el que se describe en el siguiente [+ enlace], relativo a la incorporación de los datos a la base del COAG.
Si no dispone de usuario y contraseña de la web del COAG, puede solicitarlo en el siguiente [+enlace]. Si se dispone de usuario y no se recuerda la contraseña, puede recuperarla a través del siguiente [+enlace].
Acceda a la aplicación de tramitación en el servicios.coag.es.