Acceso a documentación tramitada: exercicio do dereito de acceso á información pública

Galego

MARCO NORMATIVO.

Conforme ao art. 13, d) da Lei 39/2015 de Procedemento Administrativo Común, o COAG dispón dun procedemento que garanta o dereito das persoas ao acceso á información pública, arquivos e rexistros, de acordo co previsto na Lei 19/2013, do 9 de decembro, de transparencia, acceso á información pública e bo goberno e o resto do Ordenamento Xurídico (a Lei 1/2016 de transparencia e bo goberno de Galicia).

As solicitudes  ás que se lle aplique este procedemento, han de tramitarse conforme  ao previsto  na  seguinte normativa:

  • Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común.
  • Ley 19/2013, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno
  • Ley 1/2016 de transparencia y buen gobierno de Galicia.
  • “Normativa común sobre regulación del visado colegial” (aprobada por acordo da Asamblea General Ordinaria del Consejo Superior de 25 de noviembre de 2011 e modificada na Asamblea General Ordinaria do 25 de novembro de 2016) no seu artigo 35.8, dispón que o arquivo colexial dos expedientes resultantes do visado aterase no seu funcionamento, á normativa estatal ou autonómica reguladora dos arquivos administrativos así como que as solicitudes de acceso relativas a expedientes terminados na data da solicitude, e deberán ser previamente comunicadas polo Colexio ao arquitecto ou arquitectos responsables do traballo.
  • Real Decreto 314/2016, polo que se aproba o código técnico da edificación, dispón no seu  Anexo II 1. 4 que “4. Unha vez finalizada a obra, a documentación do seguimento será depositada polo director da obra no Colexio Profesional correspondente ou, no seu caso, na Administración Pública competente, que aseguren a súa conservación e comprométanse a emitir certificacións do seu contido a quen acredite un interese lexítimo”, formando parte da devandita documentación final de obra, entre outra, o proxecto e as súas modificacións.

CUESTIÓNS PREVIAS. 

Antes de realizar a súa solicitude de acceso a documentación tramitada, é recomendable ter en conta as seguintes cuestións:

1.- Documentación dispoñible no arquivo colexial: en caso de que a documentación solicitada fose tramitada polo autor en formato papel, comunicámoslle que como outros Colexios de Arquitectos de España, o Colexio Oficial de Arquitectos de Galicia iniciou o proceso de expurgo do seu inmenso arquivo colexial, conforme ao disposto polo acordo adoptado na Xunta Xeral extraordinaria de 18 de decembro de 2014, polo cal, como consecuencia de tal proceso o COAG só conserva nos seus arquivos a seguinte documentación:

a) Documentación tramitada dixitalmente.

b) Documentación en papel (en xeral, só se conserva a documentación correspondente á documentación de seguimento de obra para os expedientes tramitados a partir de 2002, pero en caso de realizar a petición concretarase se a documentación está dispoñible ou non)

2.- Outras fontes de obtención de información e/ou documentación: lembrámoslle que, para obter copia dos proxectos e os certificados finais das obras, poden dirixirse ao Concello correspondente, o cal, como Administración Pública outorgante das licencias municipais de construción e de primeira ocupación de dito edificio en base aos proxectos técnicos no seu día presentados e fiscalizadora da correcta xestión da actividade urbanística.

3.- Recomendase obter previamente a autorización do/dos arquitecto/s autor/autores da documentación antes de tramitar a solicitude. Contar coa autorización do/s arquitecto/s autor/es e/u directores, fai que o procedemento resulte máis breve xa que o Colexio resolve directamente concedendo o acceso á información e/ou documentación solicitada sen necesidade do trámite de alegacións. En caso de dispoñer dela, deberase aportar xunto coa solicitude. A autorización deberá indicar de forma inequívoca o alcance da autorización (nº de expediente, denominación do traballo, nome do autorizado….) e deberá ir asinada polo autor/autores, dixitalmente ou manuscrita con copia do DNI correspondente.

4.- Solicitudes incompletas. En caso de que a solicitude se considere incompleta polos seguintes motivos:

  1. O formulario non figura debidamente cuberto e asinado.
  2. Os datos aportados non permiten localizar a documentación obxecto de solicitude.
  3. Non se aporta a documentación acreditativa necesaria
  4. Calquera outra cuestión que se considere necesaria.

Neste caso, a Secretaría colexial procederá a remitir unha comunicación ao solicitante, conforme ao previsto no art. 19.2 da Ley 19/2013, requiríndolle para  que complete a súa petición nun prazo de 10 días, procedendo á suspensión do prazo para resolver.

En caso de non completar a súa solicitude nos termos indicados, terase por desistido ao solicitante da mesma. 

5.- Alegacións. En caso de que a solicitude de acceso ao rexistro sexa completa ou cando sexa completada, o Colexio dará traslado de dita solicitude ao arquitecto ou arquitectos autores da documentación obxecto de solicitude, para que formulen as alegacións que estimen oportunas en prazo de quince días hábiles (a computar desde a lectura da comunicación).

O solicitante deberá ser informado desta circunstancia, así como da suspensión do prazo para ditar resolución ata que se teñan recibido las alegacións ou transcorra o prazo para a súa presentación. 

En canto á apertura do trámite de alegacións, indícase que isto non implica que a documentación estea dispoñible, xa que a información sobre a existencia ou non da mesma tamén require a aplicación da Lei de Transparencia e o trámite de alegacións.

6.- Prazo resolución e silencio negativo:

  1. A resolución  na que se conceda ou denegue o acceso deberá notificarse ao solicitante e aos terceiros afectados que así o solicitaron no prazo máximo dun mes desde a recepción da solicitude polo órgano competente para resolver.
  2. Este prazo poderá ampliarse por outro mes no caso de que o volume ou a complexidade da información que se solicita así o fagan necesario e previa notificación ao solicitante.
  3. Transcorrido o prazo máximo para resolver a solicitude, sen que se teña ditado e notificado resolución expresa, entenderase que a solicitude foi desestimada.

SOLICITUDES.

Neste ENLACE, figura un formulario de solicitude de copia ou consulta de información sobre documentación tramitada no COAG, onde os interesados teñen as instrucións para o trámite.

No caso de que o solicitante realice a petición en calidade de:

  • Promotor/ encargante: non será necesario achegar documentación acreditativa, ao constar dita información na base de datos colexial, salvo que se requira expresamente.
  • Propietario: será preciso achegar documentación acreditativa desta circunstancia (tal como escritura de compra-venda, certificación rexistro propiedade…)
  • Representante dunha Comunidade de Propietarios, será preciso achegar a seguinte documentación:
    • Solicitud asinada polo/a Presidente/a da CCPP
    • Certificado de data recente acreditando o cargo de Presidente/a asinado polo/a Secretario/a da CCPP.
  • Representante de persoa física ou xurídica, será preciso achegar documentación acreditativa da representación asinada.

O devandito formulario poderá entregarse:

CONSULTAS.

As consultas sobre este procedemento ou as peticións realizadas conforme ao mesmo, deberanse realizar a través do seguinte FORMULARIO

Castellano

MARCO NORMATIVO.

Conforme al art. 13, d) de la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común, el COAG dispone de un procedimiento que garantice el derecho de las personas al acceso a la información pública, archivos y registros, de acuerdo con lo previsto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Jurídico (la Ley 1/2016 de transparencia y buen gobierno de Galicia).

Las solicitudes ás que se le aplique este procedimiento, han de tramitarse conforme ao previsto na seguinte normativa:

  • Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común.
  • Ley 19/2013, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno
  • Ley 1/2016 de transparencia y buen gobierno de Galicia.
  • “Normativa común sobre regulación del visado colegial” (aprobada por acuerdo de la  Asamblea  General Común de él  Consejo Superior de 25 de  noviembre de 2011 y modificada en la  Asamblea  General Común de 25 de noviembre  de 2016) en su artículo 35.8, dispone que el archivo colegial de los expedientes resultantes del visado se atendrá en su funcionamiento, a la normativa estatal o autonómica reguladora de los archivos administrativos así como que las solicitudes de acceso relativas a expedientes terminados en la fecha de la solicitud, y deberán ser previamente comunicadas por el Colegio al arquitecto o arquitectos responsable del trabajo.
  • Real Decreto 314/2016, por el que se aprueba el código técnico de la edificación, dispone en su Anejo II 1. 4 que “4. Una vez finalizada la obra, la documentación del seguimiento será depositada por el director de la obra en el Colegio Profesional correspondiente o, en su caso, en la Administración Pública competente, que aseguren su conservación y se comprometan a emitir certificaciones de su contenido a quienes acrediten un interés legítimo”, formando parte de dicha documentación final de obra, entre otra, el proyecto y sus modificaciones.

CUESTIONES PREVIAS. 

Antes de realizar su solicitud de acceso a documentación tramitada, es recomendable tener en cuenta las siguientes cuestiones:

1.- Documentación disponible en el archivo colegial: en caso de que la documentación solicitada fuera tramitada por el autor en formato papel, le comunicamos que como otros Colegios de Arquitectos de España, el Colegio Oficial de Arquitectos de Galicia inició el proceso de  expurgo de su inmenso archivo colegial, conforme al dispuesto por el acuerdo adoptado en la Xunta General extraordinaria de 18 de diciembre de 2014, por el cual, a consecuencia de tal proceso el COAG solo conserva nos sus archivos a siguiente documentación:

a) Documentación tramitada digitalmente.

b) Documentación en papel (en  general, suelo se conserva la documentación correspondiente a la documentación de seguimiento de obra para los expedientes tramitados a partir de 2002, pero en caso de realizar la petición se concretará si la documentación está disponible o no)

2.- Otras fuentes de obtención de información y/o documentación: le recordamos que, para obtener copia de los proyectos y los certificados finales de las obras, pueden dirigirse al Ayuntamiento correspondiente, lo cual, como Administración Pública otorgante de las licencias municipales de construcción y de primera ocupación de @dito edificio en base a los proyectos técnicos en su día presentados y fiscalizadora de la correcta gestión de la actividad urbanística.

3.- Recomendación de obtener previamente la autorización del/de los/las arquitecto/as autor/autores de la documentación antes de tramitar la solicitud. Contar con la autorización del/ s arquitecto/ s autor/eres y/ u directores, hace que el procedimiento resulte más breve ya que el Colegio resuelve directamente concediendo el acceso a la información y/o documentación solicitada sin necesidad del trámite de alegatos. En caso de disponer de ella, se deberá  aportar junto con la solicitud. La autorización deberá indicar de forma inequívoca el alcance de la autorización (nº de expediente, denominación del trabajo, nombre del autorizado….) y deberá ir firmada por el autor/autores, digitalmente o manuscrita con copia del DNI correspondiente.

4.- Solicitudes incompletas. En caso de que la solicitud se considere incompleta por los siguientes motivos:

  1. El formulario no figura debidamente cubierto y firmado.
  2. Los datos  aportados no permiten localizar la documentación objeto de solicitud.
  3. No se  aporta la documentación acreditativa necesaria
  4. Cualquier otra cuestión que se considere necesaria.

En este caso, la Secretaría colegial procederá a remitir una comunicación al solicitante, conforme al previsto en el art. 19.2 de la  Ley 19/2013, requiriéndole para que  complete su petición en un plazo de 10 días, procediendo a la suspensión del plazo para resolver.

En caso de no completar su solicitud en los términos indicados, se tendrá por desistido al solicitante de la misma. 

5.- Alegaciones. En caso de que la solicitud de acceso a registro sea completa o cuando sea completada, el Colexio dará traslado de dicha solicitud al arquitecto o arquitectos autores de la documentación objeto de solicitud, para que formulen las alegaciones que estimen oportunas en el plazo de quince días hábiles (a computar desde la lectura de la comunicación).

El solicitante deberá ser informado de esta circunstancia, así como de la suspensión del plazo para dictar resolución hasta que se hayan recibido las alegaciones o transcurra el plazo para su presentación. 

En cuanto a la apertura del trámite de alegaciones, se indica que esto no implica que la documentación esté disponible, ya que la información sobre la existencia o no de la misma también requiere la aplicación de la Ley de Transparencia y del trámite de alegaciones.

6.- Plazo resolución y silencio negativo:

  1. La resolución  en la que se conceda o deniegue el acceso deberá notificarse al solicitante y a los terceros afectados que así lo solicitaron en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud por el órgano competente para resolver.
  2. Este plazo podrá ampliarse por otro mes en caso de que el volumen o la complejidad de la información que se solicita así lo hagan necesario y previa notificación al solicitante.
  3. Transcurrido el plazo máximo para resolver la solicitud, sin que se haya dictado y notificado resolución expresa, se entenderá que la solicitud fue desestimada.

SOLICITUDES.

Neste ENLACE, figura un formulario de  solicitud de copia lo consulta de información sobre documentación tramitada en él COAG,  donde  los interesados  tienen lanas  instrucciones para él trámite.

No caso de que o solicitante realice a petición en calidade de:

  • Promotor/encargante: non será necesario achegar documentación acreditativa, ao constar dita información na base de datos colexial, salvo que se requira expresamente.
  • Propietario: será preciso achegar documentación acreditativa desta circunstancia (tal como escritura de compra-venda, certificación rexistro propiedade…)
  • Representante dunha Comunidade de Propietarios, será preciso achegar a seguinte documentación:
    • Solicitude asinada polo/a Presidente/a de a  CCPP
    • Certificado de data recente acreditando o cargo de Presidente/a asinado polo/a Secretario/a da  CCPP.
  • Representante de persoa física ou xurídica, será preciso achegar documentación acreditativa da representación asinada.

O devandito formulario poderá entregarse:

  • En papel, acompañado dunha copia do/os DNI/ s do/ l/ s solicitante/ s, en calquera oficina do  Colexio de Arquitectos  presencialmente (previa solicitude de CITA PREVIA) ou por correo postal.
  • No caso de que o formulario cúbrase e asínese dixitalmente, poderá remitirse por correo electrónico a través do formulario de contacto dispoñible na web colexial.

CONSULTAS.

As consultas sobre este procedemento ou as peticións realizadas conforme ao mesmo, deberanse realizar a través do seguinte FORMULARIO