Acceso a documentación tramitada: exercicio do dereito de acceso á información pública

MARCO NORMATIVO.

Conforme ao art. 13, d) da Lei 39/2015 de Procedemento Administrativo Común, o COAG dispón dun procedemento que garanta o dereito das persoas ao acceso á información pública, arquivos e rexistros, de acordo co previsto na Lei 19/2013, do 9 de decembro, de transparencia, acceso á información pública e bo goberno e o resto do Ordenamento Xurídico (a Lei 1/2016 de transparencia e bo goberno de Galicia).

As solicitudes  ás que se lle aplique este procedemento, han de tramitarse conforme  ao previsto  na  seguinte normativa:

  • Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común.
  • Ley 19/2013, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno
  • Ley 1/2016 de transparencia y buen gobierno de Galicia.
  • “Normativa común sobre regulación del visado colegial” (aprobada por acordo da Asamblea General Ordinaria del Consejo Superior de 25 de noviembre de 2011 e modificada na Asamblea General Ordinaria do 25 de novembro de 2016) no seu artigo 35.8, dispón que o arquivo colexial dos expedientes resultantes do visado aterase no seu funcionamento, á normativa estatal ou autonómica reguladora dos arquivos administrativos así como que as solicitudes de acceso relativas a expedientes terminados na data da solicitude, e deberán ser previamente comunicadas polo Colexio ao arquitecto ou arquitectos responsables do traballo.
  • Real Decreto 314/2016, polo que se aproba o código técnico da edificación, dispón no seu  Anexo II 1. 4 que “4. Unha vez finalizada a obra, a documentación do seguimento será depositada polo director da obra no Colexio Profesional correspondente ou, no seu caso, na Administración Pública competente, que aseguren a súa conservación e comprométanse a emitir certificacións do seu contido a quen acredite un interese lexítimo”, formando parte da devandita documentación final de obra, entre outra, o proxecto e as súas modificacións.

CUESTIÓNS PREVIAS. 

Antes de realizar a súa solicitude de acceso a documentación tramitada, é recomendable ter en conta as seguintes cuestións:

1.- Documentación dispoñible no arquivo colexial: en caso de que a documentación solicitada fose tramitada polo autor en formato papel, comunicámoslle que como outros Colexios de Arquitectos de España, o Colexio Oficial de Arquitectos de Galicia iniciou o proceso de expurgo do seu inmenso arquivo colexial, conforme ao disposto polo acordo adoptado na Xunta Xeral extraordinaria de 18 de decembro de 2014, polo cal, como consecuencia de tal proceso o COAG só conserva nos seus arquivos a seguinte documentación:

a) Documentación tramitada dixitalmente.

b) Documentación en papel (en xeral, só se conserva a documentación correspondente á documentación de seguimento de obra para os expedientes tramitados a partir de 2002, pero en caso de realizar a petición concretarase se a documentación está dispoñible ou non)

2.- Outras fontes de obtención de información e/ou documentación: lembrámoslle que, para obter copia dos proxectos e os certificados finais das obras, poden dirixirse ao Concello correspondente, o cal, como Administración Pública outorgante das licencias municipais de construción e de primeira ocupación de dito edificio en base aos proxectos técnicos no seu día presentados e fiscalizadora da correcta xestión da actividade urbanística.

3.- Recomendase obter previamente a autorización do/dos arquitecto/s autor/autores da documentación antes de tramitar a solicitude. Contar coa autorización do/s arquitecto/s autor/es e/u directores, fai que o procedemento resulte máis breve xa que o Colexio resolve directamente concedendo o acceso á información e/ou documentación solicitada sen necesidade do trámite de alegacións. En caso de dispoñer dela, deberase aportar xunto coa solicitude. A autorización deberá indicar de forma inequívoca o alcance da autorización (nº de expediente, denominación do traballo, nome do autorizado….) e deberá ir asinada polo autor/autores, dixitalmente ou manuscrita con copia do DNI correspondente.

4.- Solicitudes incompletas. En caso de que a solicitude se considere incompleta polos seguintes motivos:

  1. O formulario non figura debidamente cuberto e asinado.
  2. Os datos aportados non permiten localizar a documentación obxecto de solicitude.
  3. Non se aporta a documentación acreditativa necesaria
  4. Calquera outra cuestión que se considere necesaria.

Neste caso, a Secretaría colexial procederá a remitir unha comunicación ao solicitante, conforme ao previsto no art. 19.2 da Ley 19/2013, requiríndolle para  que complete a súa petición nun prazo de 10 días, procedendo á suspensión do prazo para resolver.

En caso de non completar a súa solicitude nos termos indicados, terase por desistido ao solicitante da mesma. 

5.- Alegacións. En caso de que a solicitude de acceso ao rexistro sexa completa ou cando sexa completada, o Colexio dará traslado de dita solicitude ao arquitecto ou arquitectos autores da documentación obxecto de solicitude, para que formulen as alegacións que estimen oportunas en prazo de quince días hábiles (a computar desde a lectura da comunicación).

O solicitante deberá ser informado desta circunstancia, así como da suspensión do prazo para ditar resolución ata que se teñan recibido las alegacións ou transcorra o prazo para a súa presentación. 

En canto á apertura do trámite de alegacións, indícase que isto non implica que a documentación estea dispoñible, xa que a información sobre a existencia ou non da mesma tamén require a aplicación da Lei de Transparencia e o trámite de alegacións.

6.- Prazo resolución e silencio negativo:

  1. A resolución  na que se conceda ou denegue o acceso deberá notificarse ao solicitante e aos terceiros afectados que así o solicitaron no prazo máximo dun mes desde a recepción da solicitude polo órgano competente para resolver.
  2. Este prazo poderá ampliarse por outro mes no caso de que o volume ou a complexidade da información que se solicita así o fagan necesario e previa notificación ao solicitante.
  3. Transcorrido o prazo máximo para resolver a solicitude, sen que se teña ditado e notificado resolución expresa, entenderase que a solicitude foi desestimada.

SOLICITUDES.

Neste ENLACE, figura un formulario de solicitude de copia ou consulta de información sobre documentación tramitada no COAG, onde os interesados teñen as instrucións para o trámite.

No caso de que o solicitante realice a petición en calidade de:

  • Promotor/ encargante: non será necesario achegar documentación acreditativa, ao constar dita información na base de datos colexial, salvo que se requira expresamente.
  • Propietario: será preciso achegar documentación acreditativa desta circunstancia (tal como escritura de compra-venda, certificación rexistro propiedade…)
  • Representante dunha Comunidade de Propietarios, será preciso achegar a seguinte documentación:
    • Solicitud asinada polo/a Presidente/a da CCPP
    • Certificado de data recente acreditando o cargo de Presidente/a asinado polo/a Secretario/a da CCPP.
  • Representante de persoa física ou xurídica, será preciso achegar documentación acreditativa da representación asinada.

O devandito formulario poderá entregarse:

CONSULTAS.

As consultas sobre este procedemento ou as peticións realizadas conforme ao mesmo, deberanse realizar a través do seguinte FORMULARIO