Acceso a documentación tramitada: ejercicio del derecho de acceso a la información pública

MARCO NORMATIVO.

Conforme al art. 13, d) de la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común, el COAG dispone de un procedimiento que garantice el derecho de las personas al acceso a la información pública, archivos y registros, de acuerdo con lo previsto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Jurídico (la Ley 1/2016 de transparencia y buen gobierno de Galicia).

Las solicitudes a las que se le aplique este procedimiento, han de tramitarse conforme ao previsto na seguinte normativa:

  • Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común.
  • Ley 19/2013, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno
  • Ley 1/2016 de transparencia y buen gobierno de Galicia.
  • “Normativa común sobre regulación del visado colegial” (aprobada por acuerdo de la  Asamblea  General Común de él  Consejo Superior de 25 de  noviembre de 2011 y modificada en la  Asamblea  General Común de 25 de noviembre  de 2016) en su artículo 35.8, dispone que el archivo colegial de los expedientes resultantes del visado se atendrá en su funcionamiento, a la normativa estatal o autonómica reguladora de los archivos administrativos así como que las solicitudes de acceso relativas a expedientes terminados en la fecha de la solicitud, y deberán ser previamente comunicadas por el Colegio al arquitecto o arquitectos responsable del trabajo.
  • Real Decreto 314/2016, por el que se aprueba el código técnico de la edificación, dispone en su Anejo II 1. 4 que “4. Una vez finalizada la obra, la documentación del seguimiento será depositada por el director de la obra en el Colegio Profesional correspondiente o, en su caso, en la Administración Pública competente, que aseguren su conservación y se comprometan a emitir certificaciones de su contenido a quienes acrediten un interés legítimo”, formando parte de dicha documentación final de obra, entre otra, el proyecto y sus modificaciones.

CUESTIONES PREVIAS. 

Antes de realizar su solicitud de acceso a documentación tramitada, es recomendable tener en cuenta las siguientes cuestiones:

1.- Documentación disponible en el archivo colegial: en caso de que la documentación solicitada fuera tramitada por el autor en formato papel, le comunicamos que como otros Colegios de Arquitectos de España, el Colegio Oficial de Arquitectos de Galicia inició el proceso de  expurgo de su inmenso archivo colegial, conforme al dispuesto por el acuerdo adoptado en la Xunta General extraordinaria de 18 de diciembre de 2014, por el cual, a consecuencia de tal proceso el COAG solo conserva nos sus archivos a siguiente documentación:

a) Documentación tramitada digitalmente.

b) Documentación en papel (en  general, suelo se conserva la documentación correspondiente a la documentación de seguimiento de obra para los expedientes tramitados a partir de 2002, pero en caso de realizar la petición se concretará si la documentación está disponible o no)

2.- Otras fuentes de obtención de información y/o documentación: le recordamos que, para obtener copia de los proyectos y los certificados finales de las obras, pueden dirigirse al Ayuntamiento correspondiente, lo cual, como Administración Pública otorgante de las licencias municipales de construcción y de primera ocupación de @dito edificio en base a los proyectos técnicos en su día presentados y fiscalizadora de la correcta gestión de la actividad urbanística.

3.- Recomendación de obtener previamente la autorización del/de los/las arquitecto/as autor/autores de la documentación antes de tramitar la solicitud. Contar con la autorización del/ s arquitecto/ s autor/eres y/ u directores, hace que el procedimiento resulte más breve ya que el Colegio resuelve directamente concediendo el acceso a la información y/o documentación solicitada sin necesidad del trámite de alegatos. En caso de disponer de ella, se deberá  aportar junto con la solicitud. La autorización deberá indicar de forma inequívoca el alcance de la autorización (nº de expediente, denominación del trabajo, nombre del autorizado….) y deberá ir firmada por el autor/autores, digitalmente o manuscrita con copia del DNI correspondiente.

4.- Solicitudes incompletas. En caso de que la solicitud se considere incompleta por los siguientes motivos:

  1. El formulario no figura debidamente cubierto y firmado.
  2. Los datos  aportados no permiten localizar la documentación objeto de solicitud.
  3. No se  aporta la documentación acreditativa necesaria
  4. Cualquier otra cuestión que se considere necesaria.

En este caso, la Secretaría colegial procederá a remitir una comunicación al solicitante, conforme al previsto en el art. 19.2 de la  Ley 19/2013, requiriéndole para que  complete su petición en un plazo de 10 días, procediendo a la suspensión del plazo para resolver.

En caso de no completar su solicitud en los términos indicados, se tendrá por desistido al solicitante de la misma. 

5.- Alegaciones. En caso de que la solicitud de acceso a registro sea completa o cuando sea completada, el Colexio dará traslado de dicha solicitud al arquitecto o arquitectos autores de la documentación objeto de solicitud, para que formulen las alegaciones que estimen oportunas en el plazo de quince días hábiles (a computar desde la lectura de la comunicación).

El solicitante deberá ser informado de esta circunstancia, así como de la suspensión del plazo para dictar resolución hasta que se hayan recibido las alegaciones o transcurra el plazo para su presentación.

En cuanto a la apertura del trámite de alegaciones, se indica que esto no implica que la documentación esté disponible, ya que la información sobre la existencia o no de la misma también requiere la aplicación de la Ley de Transparencia y del trámite de alegaciones.

6.- Plazo resolución y silencio negativo:

  1. La resolución  en la que se conceda o deniegue el acceso deberá notificarse al solicitante y a los terceros afectados que así lo solicitaron en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud por el órgano competente para resolver.
  2. Este plazo podrá ampliarse por otro mes en caso de que el volumen o la complejidad de la información que se solicita así lo hagan necesario y previa notificación al solicitante.
  3. Transcurrido el plazo máximo para resolver la solicitud, sin que se haya dictado y notificado resolución expresa, se entenderá que la solicitud fue desestimada.

SOLICITUDES.

En este ENLACE, figura un formulario de  solicitud de copia lo consulta de información sobre documentación tramitada en él COAG,  donde  los interesados  tienen lanas  instrucciones para él trámite.

En el caso de que el solicitante realice la petición en calidad de:

  • Promotor/encargante: no será necesario aportar documentación acreditativa, al constar dicha información en la base de datos colegial, salvo que se requiera expresamente.
  • Propietario: será preciso aportar documentación acreditativa de esta circunstancia (tal como escritura de compra-venta, certificación registro propiedade…)
  • Representante de una Comunidad de Propietarios, será preciso aportar la siguiente documentación:
    • Solicitud firmada por el/la Presidente/a de la  CCPP
    • Certificado de fecha reciente acreditando el cargo de Presidente/a firmado por el/la Secretario/a de la  CCPP.
  • Representante de persona física o jurídica, será preciso aportar documentación acreditativa de la representación firmada.

Dicho formulario podrá entregarse:

  • En papel, acompañado de una copia del/los DNI/s del/ de las solicitante/s, en cualquier oficina del  Colegio de Arquitectos  presencialmente (previa solicitud de CITA PREVIA) o por correo postal.
  • En caso de que el formulario se cubra y firma digitalmente, podrá remitirse por correo electrónico a través del formulario de contacto disponible en la web colegial.

CONSULTAS.

Las consultas sobre este procedemento o las peticiones realizadas conforme al mesmo, se deberán realizar a través del siguiente FORMULARIO